Bagian Surat dan Fungsinya

Bagian Surat

Pada kesempatan kali ini saya akan memposting tentang bagian surat dan fungsinya. Surat resmin terdiri atas beberapa bagian diantaranya adalah :

1. kepala surat atau kop
2. tanggal
3. nomor
4. lampiran
5. hal / perihal
6. alamat tujuan
7. salam pembuka
8. isi surat
9. salam penutup
10. nama organisasi / unit organisasi yang mengeluarkan surat
11. jabatan penanda tangan
12. tanda tangan dan nama penanggung jawab
13. tembusan
14. inisial pengonsep dan pengetik 

Beberapa instasi ada yang menambahkan sifat atau klasifikasi surat, misalnya sifat biasa, segera atau rahasia. Notasi itu umumnya ditempatkan satu kelompok dengan notasi nomor, lampiran dan perihal.

Pada akhir surat sebelum inisial, dapat ditambahkan sesuatu yang terlupakan seperti Catatan, N.B. (Nota Bene) atau P.S. (Post Scriptum). Khusus pada undangan pada akhir surat lazim dituliskan RSVP (Respondes si'l Vouz Plait). misalnya, RSVP 846990, berarti melalui telepon itu orang yang diundang dapat memberi respon apakah akan hadir atau tidak.


Fungsi Surat

Kepala Surat atau kop
Surat resmi umumnya memakai kepala surat atau kop. Kepala surat merupakan identitas organisasi yang disusun dengan tata letak yang menarik. komponen yang terdapat dalam kepala surat adalah :

1. nama organisasi atau lembaga
2. alamat kantor pusat dan cabang
3. nomor telepon
4. nomor faksimili
5. nomor kotak pos atau tromol pos
6. alamat email
7. lambang (logo)

Setelah mengetahui komponen dari kepala surat maka dapat diketahui guna kepala surat adalah :

1. identitas organisasi
2. mengetahui nama dan alamat kantor / organisasi
3. memberikan informasi tentang organisasi
4. alat promosi bagi perusahaan

Kertas berkepala surat hanya dipakai untuk keperluan organisasi, tidak boleh untuk keperluan pribadi. Perseorangan yang dalam keadaan tertentu akan menggunakan kertas berkepala surat resmi terlebih dahulu harus mencoret tulisan pada kepala surat tersebut sebagai pertanda surat itu tidak mewakili organisasi.


Tanggal
Tanggal dalam penulisan tanggal pada surat pribadi harus diawali dengan alamat pengirim surat, seperti pada contoh 1 dan 2 dibawah ini :
Contoh 1

Contoh 2

Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib diawali oleh nama kota karena nama kota telah tercantum pada kepala surat. lihat contoh 3 berikut :

Contoh 3

Bila tanggal ditempatkan dibagian bawah kanan kertas surat nama kota wajib di tulis.

Dalam penulisan surat resmi tanggal, bulan dan tahun harus lengkap tidak boleh disingkat atau divariasikan. Nama bulan tidak diboleh diganti dengan angka. Penulisan secara lengkap itu perlu untuk menghidari kekeliruan yang merugikan.

Nomor